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騰訊企業郵隱私保護指引

發布日期:2020年05月20日

生效日期:2020年05月20日

歡迎你使用騰訊企業郵!

為保障你的相關權利,《騰訊企業郵隱私保護指引》(下稱“本隱私指引”)將向你說明騰訊企業郵會如何收集、使用和存儲你的個人信息及你享有何種權利,請你在使用騰訊企業郵之前,閱讀、了解并同意本隱私指引和相關補充文件。

請注意:騰訊企業郵作為企業微信的一項功能/服務,你須同時注冊企業微信,方可使用騰訊企業郵的功能及服務。當你注冊企業微信后,你可通過你所在企業的企業用戶管理員開通并使用騰訊企業郵的功能及服務。你在注冊企業微信時提供的信息將如何被收集、使用、保護與分享等內容,你可通過充分閱讀 《企業微信隱私保護指引》進行了解。

你理解并同意,你在使用服務時主動提供、授權提供或因為使用服務而產生的信息均屬于企業控制的數據,企業用戶為企業控制數據的個人信息控制者,騰訊企業郵僅根據企業用戶的指示(包括企業用戶以及企業用戶管理員通過管理后臺進行的操作等)以及我們與企業用戶間的協議進行相應的個人信息處理。如果你對以上企業控制數據的收集目的、范圍和使用方式有任何疑問或意見,請聯系你所在企業用戶或企業用戶管理員處理。

本隱私指引僅適用于騰訊企業郵產品自身的功能及服務(包括郵件收發、郵件群組、郵件歸檔、郵件備份、分級管理、企業網盤、日歷、通訊簿以及硬件服務等功能和服務),不適用于其他通過騰訊企業郵網站或客戶端提供的產品或服務,或任何其他第三方提供的產品或服務(以下統稱“第三方服務”),你在選擇使用第三方服務前應充分了解第三方服務的產品功能及隱私保護政策。本隱私指引也不適用于企業微信提供的非騰訊企業郵外的其他功能或服務。

本隱私指引將幫助你了解以下內容:

1. 我們收集哪些類型的信息

2. 我們如何存儲這些信息

3. 我們如何保護這些信息

4. 我們如何使用這些信息

5. 信息的分享和對外提供

6. 你如何訪問和管理個人信息

7. 未成年人保護

8. 本隱私指引的變更

9. 其它

10. 聯系我們

相關定義:

騰訊企業郵:騰訊企業郵是由騰訊公司提供的一款辦公郵箱工具。騰訊企業郵產品及服務,包括騰訊企業郵官網(https://exmail.qq.com)及企業微信客戶端“工作臺”上的“企業郵箱”功能模塊(客戶端包括Windows、Mac、iOS、Android等多個應用版本)等。騰訊企業郵又稱“騰訊企業郵箱”,下亦簡稱“企業郵”。

騰訊企業郵服務提供者:是指提供騰訊企業郵產品和相關服務的法律主體,包括深圳市騰訊計算機系統有限公司、廣州騰訊科技有限公司以及騰訊科技(深圳)有限公司等,以下簡稱“騰訊公司”或“我們”。

企業用戶:指注冊、登錄、使用騰訊企業郵產品及服務并獲得管理權限的個人或組織,包括但不限于法人、政府機構、其他組織、合伙或個體工商戶等(下稱“企業用戶”);企業用戶可以為所在企業開通企業郵的服務,邀請并授權個人用戶成為企業郵的最終用戶。

企業用戶管理員:指經企業用戶明確授權并指定,擁有企業用戶管理后臺系統操作權限的個人;企業用戶管理員可以為一人或多人。

個人用戶:指企業用戶開通企業郵服務后,使用該服務的個人用戶,以下稱“你”或“最終用戶”。當企業用戶邀請你使用企業郵,你會收到邀請并可以選擇是否使用該服務。

個人信息:指以電子或者其他方式記錄的能夠單獨或者與其他信息結合識別自然人個人身份的各種信息,包括但不限于自然人的姓名、出生日期、身份證件號碼、個人生物識別信息、住址、電話號碼等。

個人敏感信息:指一旦泄露、非法提供或濫用可能危害人身和財產安全,極易導致個人名譽、身心健康受到損害或歧視性待遇等的個人信息,包括身份證件號碼、個人生物識別信息、通信記錄和內容、財產信息、行蹤軌跡、健康生理信息、交易信息等。

個人信息控制者:指有權決定個人信息處理目的、方式等的組織或個人。

更多定義請參照《騰訊隱私政策》。

1. 我們收集哪些類型的信息

為了向你和企業用戶提供服務、保障服務的正常運行、改進和優化我們的服務以及保障帳號安全,企業郵會按照如下方式收集你在使用服務時主動提供、授權提供或因為使用服務而產生的信息:

1.1 當你使用企業郵服務時,為向你及企業用戶提供企業郵產品及服務,維護我們服務的正常運行,改進及優化我們的服務體驗以及保障你的帳號安全,我們會收集你下述信息:

1.1.1 身份相關信息:

在郵箱注冊環節,根據你所在企業的用戶管理員選擇的注冊方式不同,你的個人信息收集的方式和類型也會稍有差異。若企業用戶管理員協助注冊并選擇采用手機號激活郵箱的方式,你可能會需要向企業用戶管理員提供你的姓名、郵箱帳號、手機號碼、部門等信息。若企業用戶管理員協助注冊并選擇采用激活碼激活郵箱的方式,你可能會需要向企業用戶管理員提供你的姓名、郵箱帳號、部門等信息,并通過輸入企業用戶管理員向你提供的激活碼、輸入手機號碼以驗證身份完成注冊。

若你是通過訪問企業用戶管理員向你分享的注冊鏈接自行進行注冊,你可能會需要在你的微信中打開該注冊鏈接,并授權企業郵使用你的微信信息,如昵稱、頭像、地區及性別進行登錄,通過補充提供你的姓名、手機號碼及郵箱帳號的方式完成注冊。

在郵箱登錄環節,根據你采用的注冊方式的不同,你可能會需要通過企業微信或微信掃碼識別你綁定的手機號碼來驗證你的用戶身份,或向我們提供你的手機號碼進行身份校驗。若你設置了企業郵的密碼,你還可以通過提供企業郵帳號與密碼的方式進行身份校驗,為保障你的帳號安全,我們會采取加密方式存儲管理你的密碼。

1.1.2 設備信息:根據你在使用企業郵服務過程中的設備型號及授予的權限,我們會收集使用企業郵服務的設備相關信息,包括設備所在位置信息(如登錄IP地址、GPS位置以及能夠提供相關信息的Wi-Fi接入點等相關信息)。

1.1.3 日志信息:當你使用企業郵服務時,我們會收集相關日志信息,包括登錄郵箱的時間、郵件收發、歸檔、備份的操作日志等。

1.2 當你使用企業郵服務時,你撰寫和收到的電子郵件會以加密方式傳輸到企業郵云端的服務器并同步進行存儲,以協助提升企業郵服務的安全性和可靠性,包括檢測、防范和應對可能會危害企業郵用戶和社會公眾的欺詐行為、濫用行為、非法行為、安全風險和技術問題,例如:我們會使用技術能力檢測濫用行為,包括垃圾郵件和非法內容等。

你理解并同意,企業郵作為工作郵箱,向你提供的是協助你在工作場景下完成工作任務的功能與服務,你不會將企業郵用于私人用途,收發私人信件。你不會或會盡可能避免使用企業郵收發包含你的個人信息,尤其是包含你的個人敏感信息的郵件。

你理解并同意,我們向你提供的功能和服務是不斷更新和發展的,如果某一功能或服務未在前述說明中且需要收集你的信息,我們會通過頁面提示、交互流程、網站公告等方式另行向你說明信息收集的內容、范圍和目的,以征得你的同意。

2. 我們如何存儲這些信息

2.1 信息存儲的地點

我們會按照法律法規規定,將在中國境內收集和產生的個人信息存儲于中國境內。

2.2 信息存儲的期限

一般而言,我們僅為實現目的所必需的時間保留你的個人信息。

當我們的產品或服務發生停止運營的情形時,我們將以推送通知、公告等形式通知你,在合理的期限內刪除你的個人信息或進行匿名化處理,并立即停止收集個人信息的活動,以及關閉第三方應用服務接口,避免第三方服務收集及繼續使用個人信息。

3. 我們如何保護這些信息

3.1 我們努力為用戶的信息安全提供保障,以防止信息的丟失、不當使用、未經授權訪問或披露。

3.2 我們將在合理的安全水平內使用各種安全保護措施以保障信息的安全。例如,我們會使用加密技術(例如,SSL /TLS)、匿名化處理等手段來保護你的個人信息。

3.3 我們建立專門的管理制度、流程和組織以保障信息的安全。例如,我們嚴格限制訪問信息的人員范圍,要求他們遵守保密義務,并進行審計。

3.4 若發生個人信息泄露等安全事件,我們會依法啟動應急預案,阻止安全事件擴大,并以推送通知、公告等形式告知你安全事件的情況、事件可能對你的影響以及我們將采取的補救措施。我們還將按照法律法規和監管部門要求,上報個人信息安全事件的處置情況。

3.5 目前,企業郵在信息安全方面已達到ISO/IEC 20000、ISO/IEC 27001、ISO/IEC 27018、網絡安全等級保護(三級)等國際及國內權威認證標準的要求,并已獲得了相應的認證。

4. 我們如何使用這些信息

我們嚴格遵守法律法規的規定及與用戶的約定,將收集的信息按照本隱私保護指引的規定用于以下用途。

4.1 我們在你使用企業郵服務過程中收集相關的信息是為了向企業郵用戶(包括企業用戶和最終用戶)打造和提供更好的服務。我們會將收集的信息用于以下用途:

4.1.1 提供、維護及開發企業郵服務:我們會利用收集的信息來提供和優化改進企業郵服務,例如,跟蹤服務中斷情況或排查企業郵用戶向我們報告的問題;

4.1.2 安全保障:為保障你以及所有騰訊企業郵用戶的安全,我們會利用相關信息協助提升騰訊企業郵服務的安全性和可靠性,包括檢測、防范和應對可能危害企業郵、我們的用戶或社會公眾的欺詐行為、濫用行為、非法行為、安全風險和技術問題等;

4.1.3 與你溝通:我們會利用收集的信息(例如你提供的電子郵件地址、企業用戶的管理者聯系郵箱等)直接與你溝通。例如,如果我們檢測到可疑活動(如嘗試從不同于平常的位置登錄你的企業郵),則可能會向你發送通知,我們可能會讓你了解企業郵即將發生的變化或即將進行的改進;蛘,我們會對你進行服務回訪;和

4.1.4 為了遵從相關法律法規、部門規章、政府指令的相關要求。

目前,我們不會將你的個人信息用于個性化推薦或廣告用途。如我們使用你的個人信息,超出了與收集時所聲稱的目的及具有直接或合理關聯的范圍,我們將在使用你的個人信息前,通過頁面提示、交互流程、網站公告等方式另行向你告知并征得你的同意。

4.2 根據相關法律法規及國家標準,以下情形中,我們可能會收集、使用你的相關個人信息無需征求你的授權同意:

1) 與個人信息控制者履行法律法規規定的義務相關的;

2) 與國家安全、國防安全直接相關的;

3) 與公共安全、公共衛生、重大公共利益直接相關的;

4) 與刑事偵查、起訴、審判和判決執行等直接相關的;

5) 出于維護個人信息主體或其他個人的生命、財產等重大合法權益但又很難得到本人授權同意的;

6) 所涉及的個人信息是個人信息主體自行向社會公眾公開的;

7) 根據個人信息主體要求簽訂和履行合同所必需的;

8) 從合法公開披露的信息中收集個人信息的,如合法的新聞報道、政府信息公開等渠道;

9) 維護所提供產品或服務的安全穩定運行所必需的,如發現、處置產品或服務的故障;

10) 個人信息控制者為新聞單位,且其開展合法的新聞報道所必需的;

11) 個人信息控制者為學術研究機構,出于公共利益開展統計或學術研究所必要,且其對外提供學術研究或描述的結果時,對結果中所包含的個人信息進行去標識化處理的。

5. 信息的分享和對外提供

我們不會共享或轉讓你的個人信息至第三方,但以下情況除外:

5.1 在企業用戶的授權下,獲取你的明確同意后,我們可能與第三方分享企業郵因提供服務所需而收集的你的個人信息,例如你的姓名、郵箱帳號、手機號碼等;

5.2 為實現外部處理的目的,我們可能會與關聯公司分享你的個人信息,讓他們按照我們的說明、隱私政策以及其他相關的保密和安全措施來為我們處理上述信息,并用于向你提供我們的服務,實現“我們如何使用信息”部分所述目的。如我們與上述關聯公司分享你的信息,我們將會采用加密、匿名化處理等手段保障你的信息安全;

5.3 我們不會對外公開披露所收集的個人信息,如必須公開披露時,我們會向你告知此次公開披露的目的、披露信息的類型及可能涉及的敏感信息,并征得你的明示同意。需要特別說明的是,對最終用戶相關信息如何向其加入的企業用戶或其他最終用戶披露或對外共享,由企業用戶決定并管理;

5.4 隨著我們業務的持續發展,我們有可能進行合并、收購、資產轉讓等交易,我們將告知你相關情形,按照法律法規及不低于本隱私指引所要求的標準繼續保護或要求新的服務提供者繼續保護你的個人信息;

5.5 我們可能基于法律要求或相關部門的執法要求披露你的個人信息。

6. 你如何訪問和管理個人信息

在你使用企業郵期間,為了你可以更加便捷地訪問、更正你的個人信息,你可以參考下面的指引進行操作。

6.1 訪問/修改個人信息

6.1.1 訪問/修改帳戶昵稱、生日、手機號碼、聯系電話等信息:

1) 進入企業郵后,點擊“設置”;

2) 選擇并點擊“帳戶”;

3) 訪問/修改個人信息。

6.1.2 訪問通訊錄

1) 進入企業郵后,點擊“通訊錄”;

2) 查看個人聯系人、企業通訊錄、公共聯系人。

6.2 刪除個人信息

你理解并同意,你的帳戶昵稱、生日、手機號碼、聯系電話等信息屬于企業用戶控制的數據,個人用戶無法自行修改,如需修改,請聯系你所在企業的企業用戶管理員處理。

6.3 注銷郵箱帳戶

若你需要注銷你的郵箱帳戶,請聯系你所在企業的企業用戶管理員處理。

注:當你注銷郵箱帳戶,我們將在合理期間內刪除或匿名化處理你在該企業的相關個人信息。當你注銷帳戶,我們將停止為你提供服務,并在合理期限內刪除或匿名化處理你的個人信息。

7. 未成年人保護

我們的產品和服務主要面向成人。我們非常重視對未成年人個人信息的保護,根據相關法律法規的規定,若你是未成年人,在使用企業郵服務前,應事先取得你的家長或法定監護人的書面同意。若你是未成年人的監護人,當你對你所監護的未成年人的個人信息有相關疑問時,請通過第10節中的聯系方式與我們聯系。如果我們發現自己在未事先獲得可證實的父母同意的情況下收集了未成年人的個人信息,則會設法盡快刪除相關信息。

8. 本隱私指引的變更

我們可能會適時對本隱私指引進行修訂。當指引的條款發生變更時,我們會通過推送通知的形式向你展示變更后的指引。

當本隱私指引的條款發生重大變更時,我們將會通過推送通知或者更為顯著的彈窗方式向你告知。

本條所指的重大變更包括但不限于:

1) 我們的服務模式發生重大變化,如處理個人信息的目的、處理的個人信息類型、個人信息的使用方式等;

2) 我們在所有權結構、組織架構等方面發生重大變化,如業務調整、破產并購等引起的所有者變更等;

3) 個人信息共享、轉讓或公開披露的主要對象發生變化;

4) 你參與個人信息處理方面的權利及其行使方式發生重大變化;

5) 我們負責處理個人信息安全的責任部門、聯絡方式及投訴渠道發生變化時;

6) 個人信息安全影響評估報告表明存在高風險時。

9. 其它

騰訊《隱私政策》是騰訊統一適用的一般性隱私條款,其中所規定的用戶權利及信息安全保障措施,包括但不限于我們如何使用cookie及相關技術等均適用于騰訊企業郵用戶。如騰訊《隱私政策》與本隱私指引存在不一致或矛盾之處,請以本隱私指引為準。

10. 聯系我們

當你有其他的投訴、建議、未成年人個人信息相關問題時,請通過http://kf.qq.com/與我們聯系。你也可以將你的問題發送至Dataprivacy@tencent.com或寄到如下地址:

中國廣東省深圳市南山區科技中一路騰訊大廈 法務部 數據及隱私保護中心(收)

郵編:518057

我們將盡快審核所涉問題,并在驗證你的用戶身份后的十五天內予以回復。(完)

騰訊公司

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